Obchodní podmínky

1.    Definice a výklad pojmů

1.1.       služby:

Společnost S.M.A., a.s., poskytuje případně zajišťuje prostřednictvím subdodavatele poskytnutí služeb v oblasti auditu, daňového poradenství, vedení účetnictví, mzdového účetnictví a jiných doplňkových služeb.

1.2.       smlouva:

Znamená smlouvu uzavřenou mezi poskytovatelem a objednatelem na jejímž základě dochází k poskytování služeb; včetně veškerých příloh a dodatků. Nedílnou součást smlouvy tvoří všeobecné obchodní podmínky.

1.3.       poskytovatel:

Společnost S.M.A., a.s. se sídlem Sabinova 707/7 Praha, IČ: 25075268, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spisovou značkou B 4269.

1.4.       objednatel:

Právnická osoba nebo fyzická osoba, která má zájem o využívání služeb poskytovatele a je povinna řídit se všeobecnými obchodními podmínkami.

1.5.       VOP:

Všeobecné́ obchodní podmínky společnosti S.M.A a.s., které tvoří v souladu s ustanovením § 1751 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, část obsahu smlouvy upravující vzájemná práva a povinnosti smluvních stran při poskytování služeb. Tyto VOP, aktuální nabídka rozsahu poskytovaných služeb a jejich aktuální ceník, jsou veřejně přístupné na webové stránce poskytovatele www.sma.cz

1.6.       smluvní strany:

Společné označení objednatele a poskytovatele; každý z nich také jen smluvní strana.

1.7.       cena:

Je úplata objednatele poskytovateli za služby poskytnuté objednateli. Výše ceny je sjednána ve smlouvě o poskytování služeb či jejích dodatcích, a to vždy bez DPH a dle rozsahu poskytovaných služeb. Nebude-li výše ceny sjednána ve smlouvě, řídí se smluvní strany aktuálním ceníkem, zveřejněným poskytovatelem na webových stránkách poskytovatele,

1.8.       aktuální ceník:

Je ceník poskytovatele zveřejněný na webových stránky poskytovatele www.sma.cz/cs/cenik

1.9.       paušální částka:

Je konstantní měsíční úplata objednatele poskytovateli za služby poskytované objednateli v rozsahu a formě sjednané ve smlouvě.

1.10.   daňové poradenství:

Znamená poskytování finančně ekonomických rad ve věcech daní, odvodů, poplatků a jiných plateb (dále jen „daně“), jakož i ve věcech, které s daněmi přímo souvisejí, prostřednictvím osob zapsaných v seznamu daňových poradců ve smyslu § 3 odst. 2 zákona č. 523/1992 Sb., o daňovém poradenství a Komoře daňových poradců České republiky.

1.11.   auditorské služby:

Poskytování služeb s pojených s povinnými nebo nepovinnými audity účetních závěrek a výročních zpráv obchodních korporací, audity konečných a zahajovacích rozvah včetně komentáře při přeměnách obchodních korporací, dále audity konsolidovaných účetních závěrek a konsolidovaných výročních zpráv či jiných auditních služeb, prostřednictvím osob zapsaných v seznamu auditorů ve smyslu § 3 zákona č. 524/1992 Sb., o auditorech a Komoře auditorů České republiky.

1.12.   vedení účetnictví:

Vedení účetnictví ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění, případně dalších souvisejících právních předpisů.

1.13.   mzdové účetnictví:

Služby poskytované poskytovatelem: zpracování mezd, zpracování ročního zúčtování daní, evidence mzdových listů a výkazů pro Českou správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny, zastupování při jednání na kontrolách České správy sociálního zabezpečení, zdravotních pojišťovnách a finančních úřadech.

1.14.   ekonomický systém:

Účetní software POHODA nebo jeho licence zakoupené prostřednictvím poskytovatele.

1.15.   sdílený ekonomický systém:

Účetní software POHODA zakoupený objednatelem, který umožní sdílený přístup pro poskytovatele.

1.16.   mzdový SW

Mzdový software PAMICA nebo jeho licence zakoupené prostřednictvím poskytovatele.

1.17.   sdílený mzdový SW

Mzdový SW PAMICA zakoupený objednatelem, který umožní sdílený přístup pro poskytovatele.

1.18.   platforma mySmartplace:

Platforma poskytovatele, potřebné k práci s doklady k zaúčtování, řízení a schvalování celé podnikatelské a personální agendy. Více informací na webových stránkách poskytovatele www.mysmartplace.cz/cs/moduly/zakazkovy-system

1.19.   písemnost

Dle těchto VOP mohou být písemnosti poskytovatele objednateli poskytovány jakoukoliv formou, tedy jak v listinné, tak i v elektronické podobě. Nebude-li mezi smluvními stranami ujednáno jinak, budou písemnosti poskytovány v elektronické podobě.

1.20.        záznam z jednání

Je zápis z jednání v písemné podobě, který je odsouhlasen oběma stranami.

 

2.    Předmět plnění a rozsah služeb

2.1.        Předmětem plnění́ je závazek poskytovatele poskytnout objednateli služby a / nebo zajistit poskytnutí služeb, jejichž rozsah je sjednán ve smlouvě v souladu s těmito VOP a závazek objednatele zaplatit za tyto služby, a to sjednanou cenu, případně cenu odpovídající́ aktuálnímu ceníku poskytovatele nebyla-li mezi stranami výše ceny smlouvou sjednána.

2.2.        Poskytovatel poskytuje, případně zajištuje poskytnutí služeb v oblasti auditu, daňového poradenství, vedení účetnictví, mzdového účetnictví a dalších doplňkových služeb na základě příslušných oprávnění, certifikátů a v souladu s platnými a účinnými ustanoveními příslušných zákonných ustanovení. Poskytovatel zajišťuje také služby spojené s auditem a daňovým poradenstvím, tyto služby jsou dodávány prostřednictvím subdodávek na základě obchodních smluv sjednaných mezi poskytovatelem a subdodavatelem služby, kteří disponují veškerými oprávněními k těmto činnostem dle zvláštních předpisů Službu daňového poradenství a auditu poskytuje poskytovatel až na základě konkrétního požadavku objednatele, není-li smluvně ujednáno jinak.

2.3.        Služby vztahující se k aktivitám objednatele poskytuje poskytovatel především prostřednictvím svých zaměstnanců, případně za prostřednictvím třetích osob.

Službou realizovanou poskytovatelem je provedení odborných úkonů, které souvisejí s předmětem podnikání poskytovatele v rozsahu služeb vyplývajícím ze smlouvy a v souladu se zákonnými požadavky.

2.4.        Poskytovatel poskytuje služby na základě objednatelem dodaných informací a dokladů. V případě vzniku požadavku na doplnění informací, revizi dokladů nebo doplnění dokladů poskytovatelem, bude cena za tyto služby stanovena na základě zveřejněného aktuálního ceníku, nebude-li ve smlouvě sjednáno jinak.

2.5.        Poskytovatel bude činit všechny úkony, případně zajišťovat jejich realizaci prostřednictvím subdodavatele, v rozsahu stanoveném smlouvou v souladu s platným právním řádem ČR. V případě vzniku objektivní situace vyžadující odklon od smluvního ujednání bude objednatel poskytovatelem vždy vyzván ke schválení navrhovaného postupu.

 

3.    Předání dokladů

3.1.        Předání dokladů a informací mezi poskytovatelem a objednatelem se uskutečňuje primárně elektronickou formou, prostřednictvím platformy mySmartplace poskytovatele přes cloudové úložiště, nebo jiným vhodným způsobem, na němž se smluvní strany dohodnou ve smlouvě.

3.2.        Objednatel je povinen poskytovat poskytovateli veškerou potřebnou součinnost při plnění smlouvy, zejména poskytovat úplné, přehledné, jednoznačné, pravdivé a včasné informace.

3.3.        Informace, které mají nebo mohou mít význam pro plnění smlouvy, poskytuje objednatel poskytovateli i bez vyžádání poskytovatele, to platí zejména o nově nastalých nebo nově zjištěných skutečnostech. Ty je objednatel povinen sdělit poskytovateli bez zbytečného odkladu.

3.4.        Při poskytování služeb vychází poskytovatel vždy z podkladů, účetních dokladů a informací předaných mu objednatelem, přičemž, není-li právními předpisy stanoveno jinak, poskytovatel při poskytování služeb v plném rozsahu spoléhá na jejich správnost a úplnost.

3.5.        Za správnost a úplnost podkladů, účetních dokladů a informací předaných poskytovateli za účelem poskytnutí služeb odpovídá v plném rozsahu objednatel. Kopie podkladů či účetních dokladů jsou poskytovány objednatelem prostřednictvím platformy mySmartplace poskytovatele či jiným způsobem dohodnutým ve smlouvě. Objednatel odpovídá vždy v plném rozsahu za soulad těchto kopií s jejich originály, přičemž poskytnutím podkladů či účetních dokladů poskytovateli nejsou dotčeny povinnosti objednatele vyplývající z právních předpisů (archivace apod.).

3.6.        Doklady týkající se nákladů, které nebudou jednoznačně daňově identifikované, budou zaúčtovány jako nedaňové. Objednatel odpovídá za vyloučení duplicity předávaných účetních dokladů.

3.7.        Poskytovatel předpokládá při předání podkladů, účetních dokladů a informací objednatelem, že se jedná o všechny informace za předmětné období, nevyjádří-li se objednatel jinak. V případě, že se následně zjistí opak, respektive objednatelem bude požadována oprava zaúčtování, oprava již zpracovaných, případně podaných přiznání a jiných výstupů, či opětovné zpracování mezd, budou s opravami nebo s přepracováním spojené vícepráce předmětem samostatně stanovené ceny dle jednotlivých položek uvedených v aktuálním ceníku, nebylo-li ve smlouvě sjednáno jinak. Pokud chyba, která povede k požadavku opravy zaúčtování, vznikne na straně poskytovatele, nemá poskytovatel na úhradu víceprací nárok.

3.8.        Poskytovatel neodpovídá za škodu vzniklou tím, že objednatel nepředá poskytovateli podklady potřebné pro poskytnutí služeb nebo je nepředá v dohodnutých termínech a dojde tak k opožděnému podání daňového přiznání, hlášení či opožděné platbě. Účtovány jsou pouze doklady předané poskytovateli.

3.9.        Objednatel v plném rozsahu odpovídá za to, že poskytovateli předané podklady, účetní doklady a údaje na nich uvedené proběhly ve skutečnosti tak, jak jsou na nich zachyceny a mají bezprostřední souvislost jen s podnikatelskou činností objednatele.

3.10.        Pokud není dohodnuto jinak, je poskytovatel povinen archivovat objednateli převzaté doklady v digitální podobě s elektronickou pečetí po dobu stanovenou zákonem.

 

4.    Způsoby doručení

4.1.        Nebude-li dohodnuto jinak, veškerá právní jednání související se smlouvou musí smluvní stranou vůči druhé smluvní straně činěna písemně a doručena v písemné podobě. Ostatní písemnosti mohou být doručovány objednateli také prostřednictvím platformy mySmartplace poskytovatele. V případě doručování objednateli elektronickou poštou (e-mailem) je objednateli doručováno na adresu objednatele, tedy adresu elektronické pošty uvedenou ve smlouvě.

4.2.        Zpráva je doručena v případě doručování elektronickou poštou okamžikem jejího přijetí na server příchozí pošty a v případě doručování prostřednictvím platformy mySmartplace poskytovatele okamžikem zpřístupnění zprávy objednateli v rámci platformy mySmartplace poskytovatele.

 

5.     Smlouva

5.1.        Smluvní vztah mezi objednatelem a poskytovatelem vzniká i bez uzavření písemné smlouvy o poskytování služeb, a to na základě objednávky a konkludentně či ústně uzavřené smlouvy (obvykle elektronickou formou nebo emailem), která byla zaslána nebo jiným způsobem předána poskytovateli a ten ji písemně potvrdil. Taková objednávka je pro obě smluvní strany závazná a řídí se převážně ustanoveními těchto VOP.

5.2.        VOP tvoří nedílnou součást smlouvy mezi objednatelem a poskytovatelem a jsou pro obě tyto smluvní strany závazné. Odlišná ujednání v písemné smlouvě mají přednost před zněním těchto VOP.

 

6.    Práva a povinnosti poskytovatele

6.1.        Poskytovatel poskytuje služby v odborné kvalitě, řádně a včas, dle svého nejlepšího vědomí a svědomí, v oprávněném zájmu objednatele. Poskytovatel odpovídá za to, že jím poskytované služby budou vždy v souladu s aktuálně platnými zákony a přepisy.

6.2.        Poskytovatel odpovídá objednateli za správnost poskytnutých služeb s výjimkou případů, kdy je nesprávnost poskytnutých služeb způsobena tím, že objednatel poskytne poskytovateli nepřesné, neúplné, nepravdivé nebo opožděné informace či dokumenty, neodstraní nedostatky v dokladech a trvá na jejich zaúčtování, doplní nebo pozmění doklady po jejich zpracování, přes upozornění na možná rizika a různé možnosti výkladu právních předpisů trvá na zpracování dokladů způsobem, který není dle názoru poskytovatele s právní úpravou plně v souladu.

6.3.        Poskytovatel bude bez zbytečného odkladu informovat objednatele především o těchto skutečnostech:

• Zahájení kontrol ze strany státních úřadů.

• Ukončení kontrol ze stran státních úřadů, včetně sdělení výsledku.

• Sdělení výše odvodové povinnosti na daň, zálohu na daň, sociální a zdravotní pojištění, odvody z mezd.

• Výstupech ze zpracovaných mezd.

6.4.        Poskytovatel bude o výše uvedených skutečnostech informovat objednatele, a to v takovém předstihu, aby objednateli neplynuly žádné sankce z prodlení, pokud sám splnil všechny sjednané podmínky. Za osobu oprávněnou k jednání ze strany objednatele je v případě právnických osob kromě členů statutárních orgánů považována i osoba uvedená ve smlouvě, v rozsahu ve smlouvě uvedeném, případně osoba, která budou kteroukoliv z uvedených osob jako oprávněná poskytovateli označena

6.5.        Poskytovatel uhradí objednateli veškeré pokuty, penále a úroky z prodlení, které prokazatelně vzniknou v důsledku závažných pochybení poskytovatele při poskytování služeb. Pro zajištění případného závazku má poskytovatel sjednané pojištění za škodu způsobenou poskytováním odborných služeb.

6.6.        Poskytovatel považuje písemné i ústní pokyny objednatele za závazné, upozorní ho však na zřejmou nevhodnost jeho pokynů. V případě, že objednatel i přes takové upozornění na splnění pokynu trvá, poskytovatel neodpovídá za škodu takto vzniklou.

6.7.        Poskytovatel nenese odpovědnost za rozhodnutí třetích stran zejména v oblastech státních i nestátních podpor, pobídek, příspěvků, úvěrů, dotací a jiných či obdobných nenárokových příspěvků. Předmětem poskytnuté služby objednateli je vždy vyhotovení konkrétního podkladu či dokumentu na základě každého individuálního požadavku objednatele a předání tohoto vyhotovení objednateli. Poskytovatel není povinen hlídat, ověřovat a sledovat plnění jakýchkoliv zákony vyžadovaných nebo jiných požadavků a podmínek objednatelem v těchto výše uvedených oblastech a ani neručí za jejich případné nedodržení. Poskytovatel neodpovídá za dodržení zákonného rámce u úkonů, které provedl objednatel při realizaci svých podnikatelských aktivit bez příslušné konzultace s poskytovatelem.

6.8.        Poskytovatel nenese jakoukoliv odpovědnost či povinnost k náhradě škody za případné sankce, pokuty a újmy, které plynou objednateli z výše uvedených. Případné vícepráce poskytovatele v souvislosti s těmito skutečnostmi budou předmětem samostatně stanovené ceny dle jednotlivých položek uvedených v aktuálním ceníku. To platí i ve vztahu ke službám poskytovaných poskytovatelem na žádost objednatele po ukončení platnosti smlouvy.

6.9.        Poskytovatel nenese vůči objednateli odpovědnost ani nemůže akceptovat následky úkonů, které provedl objednatel bez konzultace nebo vědomí poskytovatele ve vztahu ke státním institucím a/ nebo ve sdíleném ekonomickém systému.

6.10.        Bude-li s objednatelem zahájeno insolvenční řízení, je poskytovatel oprávněn poskytování služeb ukončit s okamžitou platností, odstoupit od smlouvy a požadovat zaplacení ceny za všechny služby, které byly do zahájení insolvenčního řízení poskytnuty. Obnovení poskytování služeb může být v takovém případě podmíněno zaplacením zálohy minimálně na jedno fakturační období.

 

7.    Ekonomický systém, Mzdový software a Platforma mySmartplace

7.1.        Poskytovatel umožní objednateli přístup do platformy mySmartplace formou licence dle aktuálního ceníku tak, aby mohl prostřednictvím této platformy skenovat a exportovat doklady k zaúčtování, řídit a schvalovat svou podnikatelskou agendu v souladu s rozsahem služeb sjednaným ve smlouvě. Podmínkou poskytovatele je zajištění licence ekonomického systému a mzdového SW prostřednictvím poskytovatele nebo si licenci objednatel zajistí sám a pro poskytovatele umožní sdílený přístup poskytovateli.

7.2.        U on-line poskytování služeb formou hostování u platformy mySmartplace poskytovatele se smluvní strany řídí dle VOP zveřejněných na webových stránkách poskytovatele mysmartplace.cz/cs/obchodni-podminky

7.3.        V případě poskytování služeb poskytovatelem prostřednictvím sdíleného přístupu do ekonomického systému a mzdového SW objednatele, zajistí objednatel pro poskytovatele a/nebo jeho subdodavatele, přístupy s nejvyššími právy pro správu a využití. Tyto přístupy budou rozeznatelné od přístupů zřízených objednatelem pro jiné osoby a tyto přístupové údaje budou sloužit pouze poskytovateli a /nebo jeho subdodavateli. Bude-li ve smlouvě dohodnuto jinak, může být odpovědnost poskytovatele za záznamy omezena. Dále bude objednatel zabezpečovat aktualizace svého ekonomického systému a mzdového SW, uchování dat včetně zálohování, zajišťovat objektivně maximální možnou funkčnost tak, aby minimalizoval omezení jejich využití poskytovatelem. Bude-li mít nesplnění této povinnosti za následek vznik vícenákladů na straně poskytovatele, bude poskytovatel oprávněn je objednateli vyúčtovat nad rámec sjednané ceny za služby dle aktuálního ceníku, není-li smlouvou sjednáno jinak.

7.4.        Poskytovatel je oprávněn provádět zálohy dat ze sdíleného ekonomického systému a ze sdíleného mzdového SW objednatele a ukládat je ve své počítačové síti.

 

8.    Práva a povinnosti objednatele

8.1.        Objednatel je oprávněn obracet se se svými požadavky na pověřené zástupce poskytovatele a své požadavky uplatňovat prostřednictvím záznamu z jednání mezi smluvními stranami, případně jinou písemnou formou, pokud tyto požadavky mají vliv na kvalitu poskytovaných služeb, nebo změnu předem sjednaného rozsahu činností a úkonů či změny ceny. Objednatel je oprávněn podávat reklamace k poskytnutým službám.

8.2.        Objednatel se zavazuje bez zbytečného odkladu informovat poskytovatele o všech změnách a reklamacích k poskytnuté službě, majících vliv na provádění poskytované služby, nebo odměny, včetně informací, o které poskytovatel v souvislosti s poskytnutím služby požádal.

8.3.        Objednatel se zavazuje na výzvu poskytovatele dostavit se k jednání o záležitostech, které mohou ovlivnit kvalitu poskytovaných služeb či způsobit škodu.

8.4.        Objednatel se zavazuje užívat poskytnuté služby výhradně pro svoji potřebu a dodržovat mlčenlivost o všech skutečnostech, které nesouvisí s předmětem smlouvy a o kterých se dozvěděl při styku s poskytovatelem.

8.5.        Objednatel se zavazuje na výzvu poskytovatele předložit k nahlédnutí dříve zpracované doklady a podklady, které mají souvislost s poskytováním služeb.

8.6.        Objednatel se zavazuje poskytnout poskytovateli své aktuální interní směrnice upravující postupy účtování tak, jak vyplývá ze zákona o účetnictví, prováděcích vyhlášek a Českých účetních standardů, za účelem zajištění správného vedení účetnictví. Pokud takové směrnice objednatel nemá, poskytovatel je na žádost objednatele a po dohodě s ním za úplatu vypracuje.

8.7.        Objednatel se zavazuje poskytnout poskytovateli bez zbytečného prodlení všechny další informace a dokumenty, které mohou jakkoli ovlivnit výsledky hospodaření nebo daňovou povinnost objednatele.

8.8.        Objednatel se zavazuje vystavit potřebný počet plných mocí znějících na poskytovatele, ukáže-li se to nutné pro řádné poskytnutí služby poskytovatelem nebo vyžaduje-li to situace a poskytovatel o to objednatele požádá.

8.9.        Rovněž je-li mezi objednatelem a poskytovatelem domluveno využívání jakýchkoli přístupových údajů, například k datové schránce objednatele, je objednatel povinen poskytovatele neprodleně informovat, změní-li se tyto přístupové údaje.

8.10.        Objednatel je povinen poskytovateli neprodleně oznámit změny svých identifikačních, kontaktních, osobních či jiných údajů. V případě, že tak neučiní, nenese poskytovatel odpovědnost za újmu vzniklou v důsledku uvedeného nesplnění povinností objednatele.

 

9.    Zásady poskytovaných služeb

9.1.        Objednatel je povinen zakoupit licence pro přístup do platformy mySmartplace, prostřednictvím které skenuje a exportuje doklady k zaúčtování, schvaluje a řídí svou podnikovou agendu. Objednatel musí vést účetnictví v ekonomickém systému Pohoda a zajistit sdílený přístup poskytovateli nebo na tento ekonomický systém přejít prostřednictvím poskytovatele. Objednatel musí vést mzdové účetnictví v mzdovém SW Pamica a zajistit sdílený přístup poskytovateli nebo na tento mzdový SW přejít prostřednictvím poskytovatele.

9.2.        Výstupy předané poskytovatelem nesmí objednatel dodatečně měnit nebo upravovat, V případě, že tyto výstupy budou v objednatelem či právními předpisy vyžadované podobě, objednatel tuto skutečnost sdělí k ověření a případným úpravám výstupu ze strany poskytovatele. V případě jakéhokoliv zásahu objednatele do výstupu poskytovatele přechází na objednatele odpovědnost za případnou újmu a veškeré právní následky z takového jednání plynoucí.

9.3.        Po ukončení zdaňovacího období daně z příjmu strany sepíší závěrečný předávací protokol, při jehož podpisu poskytovatel seznámí objednatele s úkony, které sám nemůže pro objednatele provést.

9.4.        Pokud objednatel neposkytne podklady či jinou potřebnou součinnost pro zpracování dle smlouvy a VOP, poskytovatel má právo odstoupit od této smlouvy.

 

10. Termíny

10.1.        V případě pozdního dodání účetních dokladů, podkladů a/nebo informací objednatelem, tedy při nesplnění povinností ze strany objednatele, si poskytovatel vyhrazuje právo na prodloužení doby zpracování dokladů, výstupů a podání, a to až o dobu, která se rovná rozdílu mezi datem sjednaným pro dodávání dokladů a informací uvedeném ve smlouvě a datem skutečného dodání posledního dokladu, či informace za zpracované období objednatelem.

10.2.        V případě nefunkčnosti sdíleného ekonomického systému či mzdového SW objednatele nelze po poskytovateli požadovat splnění smluvních nebo zákonných termínů, není-li dohodnuto v jednotlivém případě jinak. Termín splnění těchto závazků se prodlužuje o dobu, po kterou byl ekonomický systém nebo mzdový SW objednatele nefunkční.

10.3.        Poskytovatel dodržuje při poskytování služeb dle smlouvy v ní stanovené termíny, a to v souladu správními předpisy, za podmínky, že objednatel za tím účelem poskytne potřebnou součinnost v podobě včasného předložení dokladů dle smlouvy a VOP.

10.4.        Po skončení zdaňovacího období předá poskytovatel objednateli zpracovaná data za celé zdaňovací období v dohodnutém rozsahu, včetně roční účetní závěrky, v elektronické nebo tištěné podobě, včetně předávacího protokolu, a to nejpozději do osmi týdnů od předání posledních dokladů týkajících se příslušného zdaňovacího období u účetní závěrky bez ověření auditora. U účetní závěrky ověřené auditorem bude termín předání stanoven smlouvou.

10.5.        Podmínkou pro předání těchto výstupů je objednatelem uhrazená vyúčtovaná cena služeb včetně případného úroku z prodlení za poskytnuté služby, neuhrazené v termínu splatnosti dle smlouvy a VOP.

10.6.        Poskytovatel může vyhovět objednateli a jeho urgentnímu požadavku na zpracování dokladů a informací mimo smluvní termín. Konkrétní stanovení termínu pro zpracování určí a projedná s objednatelem odpovědný pracovník určený poskytovatelem. Poskytovatel si vyhrazuje právo na samostatně stanovenou cenu za tyto úkony, která bude předem objednateli sdělena. Cena uvedená u položek v aktuálním ceníku se dále zvyšuje o 50 % za objednatelem požadované provedení úkonů ve dnech pracovního volna a klidu.

 

11. Trvání, ukončení smlouvy a výpovědní podmínky

11.1.        Smlouva nabývá účinnosti dnem jejího uzavření. Není-li ve smlouvě stanoveno výslovně jinak, je smlouva uzavřena na dobu neurčitou.

11.2.        Výpovědní doba smlouvy bude sjednána ve smlouvě s objednatelem. Výpovědní doba začíná běžet 1. dnem měsíce následujícího po doručení výpovědi služeb druhé smluvní straně.

11.3.        V případě prodlení objednatele s úhradou jakéhokoliv dluhu vůči poskytovateli delšímu něž 90 dnů, si poskytovatel vyhrazuje právo odstoupit od smlouvy a ukončit poskytování služeb s okamžitou platností ke dni doručení písemného odstoupení od smlouvy objednavateli. V případě neúspěšného pokusu o doručení poskytovatelem poštovních služeb se za den doručení považuje 5. den po dni, kdy byla zásilka uložena k převzetí objednavatelem u poskytovatele poštovních služeb. Právo poskytovatele na úhradu vzniklých dluhů objednatele včetně úroků z prodlení dalších případných sankcí tím není dotčeno. Dále si poskytovatel vyhrazuje právo oznámit objednatele do registrů dlužníků a postoupit k vymožení své pohledávky za objednatelem.

11.4.        Při nedodržení termínů případného splátkového kalendáře ze strany objednatele, si poskytovatel vyhrazuje právo odstoupit od smlouvy a ukončit poskytování služeb okamžitě postupem obdobným, jako v případě prodlení s úhradou jakékoliv částky na 90 dnů.

11.5.        V případě ukončení poskytování služeb si poskytovatel vyhrazuje právo na předání účetních výstupů, podkladů jako i záloh databázi účetního systému objednateli až po uhrazení všech dluhů objednatele vůči poskytovateli.

 

12. Sankce

12.1.        V případě neuhrazení dluhů objednatele může poskytovatel přistoupit k uplatnění sankcí z prodlení již ve lhůtě 30 dnů po splatnosti. Jedná se jak smluvní pokutu, tak o úrok z prodlení ve výši sjednané smlouvou a není-li sjednána, pak v zákonné výši.

12.2.        V případě neuhrazení dluhů objednatele může poskytovatel po 60 dnech od splatnosti přistoupit k pozastavení poskytovaných služeb. To se týká i dočasného odpojení vzdáleného přístupu do ekonomického systému, mzdového SW a platformy mySmartplace provozovaných poskytovatelem. Obnovení služeb může být podmíněno uhrazením veškerých dluhů objednatele, včetně úroků z prodlení a smluvních sankcí. Objednatel v uvedeném případě nenese jakoukoliv odpovědnost za újmu způsobenou objednateli pozastavením poskytovaných služeb a odpojením vzdálených přístupů. Poskytovatel si také vyhrazuje právo na obnovení poskytovaných služeb a přístupů do uvedených systémů a platforem, případně poskytování dalších služeb, pouze na základě úhrady zálohy minimálně vždy na jedno fakturační období, a to až po dobu 1 roku.

12.3.        V případě pozdní úhrady dluhu objednatele si poskytovatel vyhrazuje právo na prodloužení doby zpracování dalších dokladů, výstupů a podání, a to až o dobu, která se rovná rozdílu mezi datem splatnosti dluhu a datem jeho plné úhrady. Při zpracování dokladů, výstupů a podání za zdaňovací období se takto posuzuje úhrada všech dluhů objednatele vůči poskytovateli za toto období předepsaných a prodloužená doba se počítá od úhrady posledního z nich.

12.4.        V případě prodlení objednatele s úhradou za poskytnuté služby o 7 kalendářních dnů je poskytovatel oprávněn vystavit a zaslat 1. upomínku na e-mail objednatele, objednatel je v ní upozorněn, že zaslání každé upomínky je zpoplatněno částkou 200,- Kč za jednotlivou upomínku, nestanoví-li aktuální ceník poskytovatele jinak. Druhou a každou další upomínku je poskytovatel oprávněn vystavit vždy nejdříve 7 kalendářních dnů od poslední zaslané upomínky.

12.5.        V případě prodlení objednatele s dodáním požadovaných dokladů poskytovatel může zažádat o dodání potřebných dokladů e-mailem s upozorněním, že každé upomínání dodání dokladů je sankciováno 500,- Kč za jednotlivou upomínku, nestanoví-li aktuální ceník poskytovatele jinak. Poskytovatel zasílá žádosti o dodání dokladů v závislosti na urgentnosti daného dokladu.

12.6.        Objednatel bere na vědomí, že zaměstnanci poskytovatele mají flexibilní pracovní dobu a že bez předchozí dohody s poskytovatelem není jejich přítomnost na pracovišti zaručena po celou dobu otvírací doby poskytovatele. Obvyklá otevírací doba kanceláří poskytovatele je v pracovní dny od 8:30 do 17:00 hod.

 

13. Cena, úhrady a platební podmínky

13.1.        Objednatel se zavazuje řádně a včas platit poskytovateli odměnu (cenu) za poskytnuté služby dle smlouvy. Objednatel se bude při úhradách plnění řídit platebními instrukcemi uvedenými na fakturách poskytovatele. V případě nedodržení sdělených platebních instrukcí mohou být předepsány objednateli k úhradě náklady poskytovatele související s nedodržením platebních instrukcí.

13.2.        Výše ceny je sjednána ve smlouvě mezi smluvními stranami, a to vždy bez DPH a dle rozsahu poskytovaných služeb. Nebude-li výše ceny sjednána ve smlouvě, řídí se smluvní strany aktuálním ceníkem, zveřejněným poskytovatelem na webových stránkách poskytovatele.

13.3.        Veškeré služby, které nejsou vyjmenovány ve smlouvě, budou předmětem samostatně účtované odměny, stanovené ve výši uvedené v aktuálním ceníku poskytovatele a paušální částka bude o ně navýšena.

13.4.        Paušální částka je sjednaná ve smlouvě a bude předepsán objednateli k úhradě i v případě, že v daném měsíci poskytovatel žádné služby objednateli neposkytl. Výjimku představuje paušální částka za zpracování mezd, která se vždy počítá jako součin ceníkové položky „zpracování mezd jednoho zaměstnance“ a počtu zpracovaných mezd zaměstnanců objednatele.Paušální částka je předepsána objednateli k úhradě i v případě pozastavení poskytovaných služeb z důvodu jejich neplacení, a to až do doby případného ukončení poskytování služeb poskytovatelem.

Paušální částka znamená, že na straně poskytovatele jsou připraveny kapacity a technické prostředky pro zajištění služby, proto je účtována i v případě, že klient služby nečerpá.

13.5.        Služby poskytované poskytovatelem v rozsahu sjednaném ve smlouvě, týkajících se případů nastalých ode dne sjednání účinnosti placení formou paušální částky, jsou zahrnuty v těchto paušálních částkách.

13.6.        Služby poskytované poskytovatelem, týkající se případů proběhlých přede dnem sjednání účinnosti placení formou paušální částky, budou předmětem samostatně stanovené ceny dle dohody ve smlouvě, případně podle aktuálního ceníku poskytovatele.

13.7.        Tento princip platí pro jakékoliv úkony, jejichž splnění je ze strany objednatele po poskytovateli požadováno v období ode dne sjednání účinnosti placení formou paušální částky nebo vyplívající ze smlouvy, ale týká se období přede dnem sjednání účinnosti placení formou paušální částky. Obdobně se postupuje při ukončení účinnosti placení za služby formou paušální částky.

13.8.        Fakturace probíhá po skončení měsíce a zahrnuje všechny úkony a činnosti v měsíci provedené poskytovatelem v agendách objednatele, není-li sjednáno jinak.

13.9.        Poskytovatel si vyhrazuje právo na jednání o změně ceny, jestliže dojde k prokazatelnému nárůstu účetních dokladů za dané období. Toto zvýšení ceny musí být poskytovatelem oznámeno před předáním zpracovaných účetních písemností objednateli a objednatelem schváleno. Nestane-li se tak nebo nedojde k dohodě o nové ceně, má poskytovatel právo předat nezpracované účetní doklady zpět objednateli do lhůty uvedené pro předání zpracovaných dokladů. Toto nelze považovat za vypovězení smlouvy ze strany objednatele a poskytovatel zároveň předá objednateli kompletní účetní písemnosti do té doby zpracovaného účetnictví. Poskytovatel bude obdobně jednat i při návrhu snížení ceny ze strany objednatele.

13.10.        Roční účetní závěrka včetně přiznání a příloh je součástí paušální částky pouze, pokud ve smlouvě není uvedeno jinak. Podmínkou zahrnutí první roční účetní závěrky po uzavření smlouvy do paušální částky je dodání plnohodnotné roční účetní uzávěrky a závěrky za rok předcházející uzavření smlouvy s objednatelem. V případě, že není účetní uzávěrka a závěrka dodána poskytovateli v obsahu a rozsahu daném aktuálně platným právním řádem ČR, vyhrazuje si poskytovatel právo na účtování ceny dle hodinové sazby aktuálního ceníku.

13.11.        Poskytovatel nenese odpovědnost za případy, kdy si objednatel sám provede některé úkony. Případně vzniklé vícepráce související s nápravou chyb způsobených objednatelem takovou činností budou předmětem samostatně stanovené ceny poskytovatele dle jednotlivých položek uvedených v aktuálním ceníku poskytovatele, není-li ve smlouvě uvedeno jinak. Případná dokončení těchto činností i započatých objednatelem budou předmětem celé sjednané ceny nebo ceny uvedené v aktuálním ceníku poskytovatele za dané úkony.

 

14. Reklamace, stížnosti a připomínky objednatele

14.1.        Objednatel je oprávněn písemně reklamovat rozsah, kvalitu či zúčtovanou odměnu za službu. Reklamaci je povinen objednatel podat neprodleně po zjištění neshody, nejpozději však v den splatnosti faktury. Poskytovatel vyřídí reklamaci za služby, či vyúčtované odměny za služby bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 15 dnů ode dne doručení písemné reklamace.

 

15. Povinnosti související s AML

15.1.        Objednatel je povinen podrobit se identifikaci podle zvláštních předpisů. Za tím účelem předloží poskytovateli příslušné doklady a předá mu jejich kopie nebo umožní jejich pořízení. Objednatel poskytne poskytovateli veškerou součinnost, které je zapotřebí pro plnění povinností poskytovatele vyplývajících ze zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, v platném znění (dále jen „AML zákon“), a to zejména při provádění kontroly objednatele ve smyslu §9 AML zákona.

15.2.        Objednatel bere na vědomí, že odmítnutí poskytnutí součinnosti s provedením identifikace může být považováno za znak podezřelého obchodu ve smyslu AML zákona.

15.3.        Poskytovatel pro účely AML zákona pořídí kopie nebo výpisy z předložených dokladů objednatele a zpracuje takto získané informace k naplnění účelu tohoto zákona. Poskytovatel při vzniku závazku identifikuje každou fyzickou osobu zastupující objednatele, který je právnickou osobou, a to za fyzické přítomnosti identifikovaného, ledaže je ujednáno jinak.

15.4.        Objednatel informuje poskytovatele o zdrojích peněžních prostředků, pokud nebyly dosaženy řádnou podnikatelskou činností objednatele. Objednatel, pokud se jedná o právnickou osobu, informuje poskytovatele o svém skutečném majiteli.

15.5.        Objednatel po dobu trvání závazku informuje poskytovatele o veškerých změnách, které by mohly mít vliv na správnou identifikaci objednatele, a to zejména pokud jde o platnost a úplnost identifikačních údajů.

15.6.        Poskytovatel je oprávněn odstoupit od smlouvy v případě, že se objednatel odmítne identifikovat anebo doložit plnou moc nebo z jiného důvodu nelze provést identifikaci.

15.7.        Poskytovatel je oprávněn odstoupit od smlouvy v případě, že objednatel neposkytne potřebnou součinnost k naplnění AML zákona nebo z jiného důvodu nelze naplnit účel tohoto zákona anebo má-li poskytovatel důvodné pochybnosti o pravdivosti informací poskytnutých objednatelem nebo o pravosti předložených dokladů.

 

16. Mlčenlivost

16.1.        Poskytovatel se zavazuje zachovávat mlčenlivost o veškerých skutečnostech, které zjistil při výkonu své činnosti pro objednatele a mají být v zájmu objednatele utajeny, a to i po případném ukončení poskytovaných služeb poskytovatelem po dobu nejméně jednoho roku. Všechny poskytnuté a získané informace se implicitně považují za důvěrné informace charakteru obchodního tajemství. Jedná se především o informace o provozních metodách, procedurách a pracovních postupech, obchodní nebo marketingové plány, koncepce a strategie nebo jejich části, nabídky, kontakty, smlouvy, dohody nebo jiná ujednání s třetími stranami, Informace o výsledcích hospodaření, o vztazích s obchodními partnery, o pracovně právních vztazích a všechny další informace, jejichž zveřejnění poskytovatelem by objednateli nebo jeho obchodnímu partnerovi mohlo způsobit škodu.

16.2.        Poskytovatel obecně neposkytuje nikomu žádné reference na objednatele, každé jednotlivé poskytnutí referencí bude využito pouze na základě předchozího souhlasu objednatele.

16.3.        Poskytovatel zachovává mlčenlivost o skutečnostech, které se dozvěděl od objednatele v souvislosti s výkonem činností podle smlouvy, pokud této povinnosti není zproštěn obecně závazným právním předpisem nebo objednatelem.

16.4.        Objednatel zprošťuje poskytovatele povinnosti mlčenlivosti a umožní mu poskytnout nezbytné údaje:

• vůči jiným auditorům, daňovým poradcům a jiným osobám, které by mohly přispět k řádnému a plnému plnění smlouvy a podílet se tak na hájení oprávněných zájmů objednatele

• vůči pojišťovně, právním zástupcům, Komoře auditorů a daňových poradců ČR v případech, v nichž poskytovatel uplatňuje náhradu újmy způsobené objednateli ze svého pojištění u příslušné pojišťovny

• vůči všem účastníkům řízení v případě, že objednatel požaduje po poskytovateli poskytnutí svědecké výpovědi v jiném řízení

• vůči všem účastníkům řízení a soudu v případě soudního sporu mezi smluvními stranami ohledně způsobení škody nebo úhrady služeb poskytnutých poskytovatelem

• vůči všem účastníkům řízení, orgánům činným v trestním řízení a soudu v případě trestního stíhání poskytovatele zahájeného na základě trestního oznámení či výpovědi poskytnuté objednatelem nebo jeho zástupcem

• vůči subjektu, který řeší spor mezi smluvními stranami, či vůči subjektu, který poskytovatele v takovém sporu zastupuje

16.5.        Poskytovatel šetří chráněné zájmy objednatele, jeho soukromí, obchodní a jiná tajemství.

 

17. Změna platnosti VOP

17.1.        Poskytovatel má zájem na stálém zlepšování kvality služeb jím poskytovaných, a to v návaznosti na vývoj právního prostředí a také s ohledem na svou obchodní politiku, což může znamenat i potřebu změny těchto VOP. Na potřebu změny VOP upozorní objednatele vždy v dostatečném časovém předstihu a poskytne tak prostor pro seznámení se změnou VOP, případně na jednání o změně.

17.2.        VOP se uplatní po celou dobu existence smluvního vztahu a případně i po jeho skončení, a to až do úplného vyřízení všech práv a nároků z něho plynoucích.

 

18. Závěrečná ustanovení

18.1.        Vztah mezi smluvními stranami se řídí právem České́ republiky, zejména zákonem č. 89/2012 Sb. Smluvní́ strany se zavazují́, že případné́ rozpory vzniklé́ při realizaci smlouvy budou řešit korektním způsobem, v souladu s právními předpisy a dobrými mravy.

18.2.        Pokud bude kterékoliv ujednání těchto VOP shledáno neplatným nebo nevynutitelným, zůstávají zbývající ujednání účinná a takové ujednání bude nahrazeno ujednáním odpovídajícím účelu a úmyslu VOP.

18.3.        Přijímáním služeb poskytovatele objednatel stvrzuje, že se seznámil se zněním VOP.